Aber wie schreiben Sie eine gute Antwort auf einen Beschwerdebrief? Lassen Sie uns herausfinden. Wir haben bereits erwähnt, dem Kunden für die Kontaktaufnahme zu danken. Aber Sie müssen diesen Ton während Ihrer gesamten Antwort beibehalten. Um dies zu tun: Kunden wollen keine vage Nicht-Antwort, die ihre Intelligenz beleidigt. Wenn Sie auf eine Beschwerde antworten möchten, ist es wichtig, sehr spezifisch zu sein. Wir alle erhalten heutzutage zu viele Mitteilungen, vor allem Briefe. Die Menschen in den Beschwerdeabteilungen erhalten mehr Briefe als die meisten und können nicht jeden Brief vollständig lesen. Die einzigen Buchstaben, die vollständig gelesen werden, sind die prägnantesten, klarsten und kompaktesten Buchstaben. Briefe, die wandern oder vage sind, werden nicht richtig gelesen. Es ist also einfach – darauf zu handeln, zuerst muss Ihr Brief gelesen werden. Um gelesen zu werden, muss Ihr Brief prägnant sein. Ein knappes Beschwerdeschreiben muss in weniger als fünf Sekunden seinen Hauptpunkt machen.

Das Beschwerdeschreiben kann später noch einige Sekunden dauern, um die Situation zu erklären, aber zuerst muss der Hauptpunkt in wenigen Sekunden verstanden werden. Wenn Ihre Beschwerde einen persönlichen Kreuzzug rechtfertigt und einige Dinge sicherlich einen Kampf wert sind, unterliegen sehr viele Organisationen einer höheren Autorität, an die Sie Ihre Beschwerde verweisen können. Es tut mir leid für diesen Druckfehler auf der Kopie des Woculus Readers` Journal, das Sie gekauft haben. Ich kann jedoch weder die Rücksendung erhalten noch Sie zurückerstatten, wie Sie es verlangt haben. Das liegt an der Politik unseres Unternehmens. Wir erstatten nur für Bestellungen, deren Reklamationen innerhalb von zwei Wochen nach dem Kauf eingehen. Verwenden Sie dieselbe Strategie, um auf Ihre eigenen Kundenbeschwerden zu reagieren und die Kundenbindung zu verbessern. Übernehmen Sie immer die persönliche Verantwortung für Probleme, bis sie vollständig gelöst sind. Werfen Sie es nicht einfach über die Wand und hoffen Sie, dass ein Kollege es durchschaut.

Sie müssen der Hüter der Beschwerde sein und sich um den Kunden kümmern, um sicherzustellen, dass Ihre Organisation das Richtige tut, auch wenn jemand anderes dafür verantwortlich ist. Überprüfen Sie immer, ob der Kunde betreut wurde, und das Problem endlich gelöst – es ist nur ein Anruf. Erläutern Sie, was Sie getan haben oder beabsichtigen, um die Beschwerde zu lösen, oder erläutern Sie, warum Sie nicht in der Lage sind, sie zu lösen. Kundenbeschwerden sind für die meisten Unternehmen Alltag. Wenn Sie damit einverstanden sind, dass die Beschwerde gerechtfertigt ist (wenn auch nur teilweise), sagen Sie dies und bringen Sie Ihren Wunsch zum Ausdruck, das Problem zu beheben. Wenn Sie mit der Beschwerde nicht einverstanden sind, danken Sie dem Verfasser höflich dafür, dass er Sie auf das Problem aufmerksam gemacht hat. Das obige Beispiel 3 hilft bei der Beantwortung von Beschwerden über Bestellungen, die ihre Garantiezeit überschritten haben. Ich habe das folgende Beispiel für Sie repliziert: Akzentuieren Sie das Positive, wo immer möglich.